Cette partie présente quelques concepts pratiques pour organiser vos comptes.
La structure de l'arborescence des comptes n'étant pas imposée par GnuCash, vous êtes libre de la concevoir comme vous l'entendez.
Mais certains concepts comptables de base doivent être respectés pour optimiser le fonctionnement de vos comptes.
Concepts comptables de base
La comptabilité repose sur 5 types de comptes de base :
Actif
Passif
Capitaux propres
Produits
charges.
On peut les classer en 2 groupes :
les comptes de bilan = solde de ce que vous possédez et devez à un moment donné
et les comptes de produits et de charges = pertes et profits, évolution des valeurs sur une période de temps.
Rappelons l'équation comptable : avant d'approfondir chaque type de compte.
La valeur nette (capitaux propres) augmente avec les revenus et diminue avec les dépenses. Les flèches représentent le mouvement de valeur.
Comptes de bilan
Les comptes de bilan permettent de suivre ce que vous possédez ou devez. Les trois comptes de bilan sont l’Actif, le Passif et les Capitaux propres.
Actif : ce que vous possédez : voiture, argent, maison, actions ou tout autre objet ayant une valeur (vous pouvez vendre le produit contre de l'argent)
Passif : ce sur quoi vous devez de l'argent : prêt auto, prêt étudiant, hypothèque, compte de marge de placement ou tout autre élément à rembourser.
Capitaux propres = «valeur nette» : ce qui reste après la soustraction de votre passif de votre actif. C'est la part des actifs que vous possédez directement, sans aucune dette.
Comptes de revenus et de dépenses
Les deux comptes de revenus et de dépenses servent à augmenter ou diminuer la valeur de vos comptes.
Alors que les comptes de bilan ne font que suivre la valeur des biens, les comptes de produits et de charges permettent de modifier la valeur de ces comptes.
Revenu : paiement reçu pour le temps passé, les services fournis ou l'utilisation de votre argent.
par exemple, un chèque de paie est un paiement pour le travail fourni à un employeur.
Autres exemples de revenus: commissions, pourboires, revenus de dividendes d’actions, revenus d’intérêts de comptes bancaires.
Le revenu augmenter la valeur des actifs et donc des capitaux propres.
Dépenses : argent dépensé pour acheter des biens ou des services fournis par quelqu'un d'autre pour une consommation à court terme.
Exemples de dépenses: repas au restaurant, loyer, courses, l'essence pour la voiture ou billets pour une pièce de théâtre.
Les dépenses diminuent les capitaux propres.
Un paiement immédiat réduit l'actif, tandis qu'un paiement à crédit augmente le passif.
Comptes GnuCash
Cette section montre comment un compte GnuCash s'inscrit dans les 5 types de comptabilité de base.
Un compte GnuCash contient d'autres sous-comptes ou des transactions. Dans les arborescences de comptes dans GnuCash, des comptes sont regroupés dans un compte parent commun.
Un compte GnuCash doit avoir :
un nom unique (que vous attribuez)
un des 12 types de compte GnuCash prédéfinis. Ces 12 types sont basés sur les 5 types de comptabilité de base ; il y a plus de types de comptes GnuCash que de types de comptabilité de base pour permettre le suivi et le traitement particulier de certains comptes.
26 Participations et créances rattachées à des participations
28 Amortissements
29 Provisions pour dépréciation des immobilisations
classe 3 - comptes de stocks
31 Les stocks de matières premières
Il s'agit des stocks des matières premières destinées à être transformées par le processus de fabrication afin d'aboutir aux produits traités et finis prêts à être livrés aux clients.
33 Les stocks d'en-cours de production de biens
Coûts engagés sur une production de biens qui n'est pas achevée à la clôture de l'exercice.
34 Les stocks d'en-cours de production de services
Coûts engagés sur une production de services qui n'est pas achevée à la clôture de l'exercice.
35 Les stocks de produits
Stocks des produits fabriqués par l'entreprise en vue de les vendre.
37 Le stock de marchandises
Stocks de biens achetés en vu d'être revendus en l'état.
39 Provisions pour dépréciation des stocks et en-cours
compte du bilan servant à constater la dépréciation des stocks de l'entreprise.
Comptes des activités courantes
Classe 4 - comptes de tiers
(fournisseurs, clients)
40 Fournisseurs
Personne ou entreprise qui fournit, approvisionne votre établissement.
Il est utile de donner à chaque fournisseur un numéro de compte. Cela permet de mieux suivre dans une comptabilité informatisée le paiement des factures et des avoirs.
Une habitude pratique consiste à donner après le radical 40 un numéro aux fournisseurs selon l'ordre alphabétique. Les fournisseurs dont la raison sociale commencera par un A seront enregistrés dans l'ordre à partir du radical 4011. Ceux dont la raison sociale commence par un P sous le radical 40116.
41 Clients
Il s'agit des personnes auxquelles l'entreprise vend ses produits ou fournit des prestations.
Tout comme pour les fournisseurs, un numéro peut être attribué aux clients réguliers.
Les clients dont la raison sociale commencera par un A seront enregistrés dans l'ordre à partir du radical 4111. Ceux dont la raison sociale commencera par un P sous le radical 41116.
42 Les rémunérations dues au personnel
Somme d'argent à verser par l'employeur au salarié en paiement d'un travail effectué.
421 Personnel Rémunérations dues
Compte dans lequel est inscrit le salaire brut à payer aux salariés.
425 Personnel Avances et acomptes
Avances consenties aux salariés sur le salaire à venir.
43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux
Ce compte regroupe toutes les somme dues (part salariales et part patronale) aux organismes sociaux sur chaque salarié (URSSAF, ASSEDIC etc…).
44 État et autres collectivités publiques
Ce compte permet de comptabiliser les impôts et taxes dus à l'État et aux collectivités publiques
Impôt sur les bénéfices : compte 444
TVA : compte 445, etc..
45 Compte Groupe et Associés
Ce compte permet de comptabiliser les mouvements entre l'entreprise et ses associés.
455 Associés comptes courants
Les comptes courants d'associés correspondent généralement à des avances de fonds réalisées par les associés.
Ils ne peuvent être assimilés à des capitaux propres que s'ils ont vocation à rester dans l'entreprise.
Cependant, s'ils traduisent uniquement des mouvements de caisse entre l'entreprise et ses associés, ils devront être considérés comme de simples ressources de trésorerie.
456 Associés
- Opérations sur le capital
457 Associés Dividendes à payer
458 Associés opérations faites en commun et en GIE
46 Débiteurs et créditeurs divers
468_Charges à payer et produits à recevoir
En fin d'année, l'entreprise peut aussi avoir besoin d'enregistrer des :
4686 Charges à payer sur l'exercice suivant
4687 Produits à recevoir au cours de l'exercice suivant
491 Provision pour dépréciation des comptes de tiers
Compte du bilan permettant de constater la dépréciation d'un compte client ou d'un compte courant d'associé.
Classe 5 - comptes financiers
(banque, CCP, caisse)
50 Valeurs de placement
Les Valeurs mobilières de placement (exemple : actions, obligations, certificats d'investissement et bons de souscription…) correspondent, aux excédents de trésorerie placés pour les rentabiliser, généralement à court terme.
Elles sont en fait tout simplement, des placements financiers qui permettent de rentabiliser l'excédent de trésorerie d'un établissement et s'opposent en cela aux titres de participation qui sont eux des investissements, généralement à plus long terme, destinés à s'assurer d'une prise partielle ou totale de contrôle d'autres entreprises dans le cadre d'un projet industriel.
Les valeurs mobilières sont des titres négociables interchangeables et fongibles, et peuvent être cotés en bourse.
51 Banques, Établissements Financiers et assimilés
512 Banque
514 Banque postale
517 Autres organismes financiers
(exemple : Compte épargne).
53 Caisses
Ce compte permet d’enregistrer les mouvements en liquide réalisés par l'entreprise (règlements en liquide ou encaissements en liquide).
59 Provisions pour dépréciation des comptes financiers
Ce compte permet de constater en fin d'exercice l'éventuelle dépréciation des valeurs mobilières de placement ou autre.
Classe 6 - comptes de charges
(emploi des ressources)
Les charges d'exploitation liées à l'activité normale et courante de l'entreprise
60 Achats
601 achats stockés - matières premières (et fournitures)
Il s'agit des fournitures premières immédiatement consommées lors de leur introduction dans le processus de production.
602 achats stockés - Autres approvisionnements
603 variation de stock
ce compte permet de constater les stocks à l'ouverture et à la clôture de l'exercice.
604 achats d'études et prestations de services606 achats non stockés de matières et fournitures (exemple eau, énergie…)
607 achats de marchandises
609 Rabais remises et ristournes obtenus sur achats
61 Services extérieurs
613 locations
Sur ce compte peuvent être imputées les loyers des locaux.
615 entretiens et réparations
616 prime d'assurance
619 Rabais, Remises et Ristournes obtenus sur services extérieurs
62 Autres services extérieurs
621 Personnel extérieur à l'entreprise
Charges du personnel intérimaire et du personnel détaché.
622 Rémunération d'intermédiaires et honoraires
Commissions et courtage sur achats ou ventes, rémunération de transitaires, rémunération d'affacturage, honoraires…
623 Publicités, publications, relations publiques
624 Transports de biens et transports collectifs du personnel
626 Frais postaux et frais de télécommunications
627 Services bancaires et assimilés
629 Rabais, Remises et Ristournes obtenus sur autres services extérieurs
63 Impôts, taxes et versements assimilés
Ces charges correspondent
d'une part à des versements obligatoires à l’État et aux collectivités locales pour subvenir aux dépenses publiques;
d'autre part, à des versements institués par l'autorité publique notamment pour le financement d'actions d'intérêt économique ou social.
631 Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (administration des impôts)
taxes sur les salaires, taxes d'apprentissage, participation des employeurs à la formation professionnelle continue…
633 Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (autres organismes)
versement transport, allocation logement ….
64 Charges de personnel
Le personnel concerné par ce compte comprend le personnel de direction, les employés et les ouvriers de l'entreprise quelque soit leur situation ou leur fonction.
641 Rémunération du personnel
y sont enregistrés les montants bruts des charges salariales et des appointements, des congés payés, des primes et gratifications, des indemnités et avantages divers.
644 Rémunération du travail de l'exploitant
les entreprises individuelles peuvent enregistrer dans ce compte les rémunérations de l'exploitant et de sa famille lorsque aucune autre rémunération ne constitue la contrepartie du travail fourni.
645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance (URSSAF, ASSEDIC caisse de retraite…)
646 Cotisations sociales personnelles de l'exploitant
65 Autres charges de gestion courante
Ce sont les charges d'exploitation qui n'entrent pas dans les consommations de l'exercice en provenance de tiers pour le calcul de la valeur ajoutée.
655 Quotes-parts de résultat sur opérations faites en commun
(exemple dans le cadre d'un GIE)
Les charges liées à la gestion financière de l'entreprise
66 Charges financières
Ce compte permet d'enregistrer les charges rattachées à la gestion financière à l'exclusion des services bancaires. On y trouve principalement :
661 charges d'intérêts
(exemple : intérêts des emprunts et dettes assimilés)
665 escomptes accordés
Les charges liées aux opérations exceptionnelles de l'entreprise
67 charges exceptionnelles
Charges dont la réalisation n'est pas liée à l'activité normale de l'entreprise.
671 charges exceptionnelles sur opérations de gestion
675 valeurs nettes comptables des éléments d'actifs cédés
(différence entre la valeur brute d'une immobilisation et le cumul des amortissements).
678 autres charges exceptionnelles
68 Dotations aux amortissements et aux provisions
Ce compte permet de faire apparaître dans les charges de l'exercice la dotation annuelle aux amortissements et aux provisions.
681 dotations aux amortissements et aux provisions - charges d'exploitation
686 dotations aux amortissements et aux provisions - charges financières
687 dotations aux amortissements et aux provisions - charges exceptionnelles
69 Participation des salariés - Impôts sur les bénéfices et assimilés
695 Impôt sur les bénéfices
697 Impôt forfaitaire annuelle des sociétés (IFA)
Classe 7 - comptes de produits
(ressources)
La classe 7 regroupe les comptes destinés à enregistrer durant l'exercice les produits c'est à dire les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir soit :
- en contrepartie de la fourniture par l'entreprise de biens, travaux, services ainsi que des avantages qu'elle a consenties;
- en vertu d'une obligation légale existant à la charge d'un tiers;
- exceptionnellement sans contrepartie.
La classe 7 groupe les comptes destinés à enregistrer durant l'exercice les produits par nature qui se rapportent à:
- l'exploitation normale et courante de l'entreprise (comptes 70 à 75);
- sa gestion financière (compte 76);
- ses opérations exceptionnelles
Les produits liés à l'exploitation normale et courante de l'entreprise
70 Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises
La délivrance d'une facture est obligatoire pour toute vente de produits ou prestations de services effectués lors d'une activité professionnelle.
701 Vente de produits finis
704 Vente de travaux
706 Prestations de services
707 Ventes de marchandises
709 Rabais, Remises et Ristournes accordés par l'entreprise
71 Production stockée (ou déstockage)
Ce compte est réservé à l'enregistrement des variations de la production stockée.
74 Subvention d'exploitation
Subvention dont bénéficie l'entreprise pour lui permettre de compenser l'insuffisance de certains produits d'exploitation ou de faire face à certaines charges d'exploitation (exemple : indemnités compensatrices pour insuffisance du prix de vente, prime d'incitation à l'embauche…).
75 Autres produits de gestion courant
Ce sont les produits d'exploitation qui n'entrent pas dans le calcul de la valeur ajoutée de l'entreprise.
755 Quote-part de résultat sur opérations faites en commun (exemple GIE)
Les produits liés à la gestion financière de l'entreprise
76 Produits financiers
765 escomptes obtenus
767 produits nets sur cession de valeurs mobilières de placement
Les produits liés aux opérations exceptionnelles
77 Produits exceptionnels
771 produits exceptionnels sur opérations de gestion
775 produits nets sur cession d'éléments d'actifs
777 Quote-part des subventions d'investissement virée au résultat de l'exercice
78 Reprise sur amortissements
781 Reprise sur amortissements et provisions d'exploitation
786 Reprise sur provisions financières
781 Reprise sur provisions exceptionnelles
79 Transfert de charges
Comptes de bilan
Actif
L'Actif fait référence à des biens que vous possédez. GnuCash gère plusieurs types de comptes d'actifs :
Espèces : ce compte suit l’argent liquide disponible dans votre portefeuille. C'est l’actif le plus liquide, le plus facilement négociable.
Banque : ce compte suit le solde de votre argent à la banque. C'est le deuxième type de compte le plus liquide, car facile à convertir en espèces.
Actions : suit vos actions et obligations. Le registre des actions contient des colonnes supplémentaires pour le nombre d’actions et leur prix. Pour convertir ces actions en espèces, il faut trouver un acheteur et il n'est pas garanti d’obtenir le même montant que celui de l'acquisition.
Fonds communs de placement : similaire au compte d'actions, sauf qu'il suit les fonds. Son registre de compte fournit les mêmes colonnes supplémentaires pour la saisie des informations sur les actions et les prix. Les fonds sont des actions de propriété de divers investissements et ils n'offrent aucune valeur de rachat garantie.
GnuCash traite de la même manière les types de compte Actions et Fonds communs de placement.
Comptes à recevoir : compte à usage professionnel pour les dettes impayées. C'est considéré comme un actif, car vous devriez pouvoir compter sur ces fonds.
Les transactions impliquant un compte client ne doivent pas être ajoutées, modifiées ou supprimées autrement qu'en payant ou annulant la facture ou en exécutant le paiement.
Actif : Quelle que soit leur diversité, GnuCash gère facilement de nombreuses autres situations. Le type de compte «Actif» couvre tous les actifs non énumérés ci-dessus.
GnuCash traite de la même manière les comptes de type Espèces, Banque et Actif.
Tout appliquer
Passons en revue le processus de création d'un plan comptable commun des finances personnelles en utilisant les informations apprises dans ce chapitre.
Un plan comptable est un nouveau fichier GnuCash dans lequel vous regroupez vos comptes pour suivre vos finances.
Pour créer ce plan comptable, la première tâche consiste à diviser les éléments à suivre dans les types de compte de base de la comptabilité.
C'est assez simple, prenons un exemple.
Exemple simple
Supposons que :
vous avez un compte chèque et un compte d'épargne dans une banque,
vous êtes salarié et payé par chèque
Vous avez une carte de crédit (Visa)
et vous payez des charges mensuelles de loyer, de téléphone et d'électricité.
Vous devez aussi bien sûr acheter des produits d'épicerie.
Pour l'instant, nous voulons simplement construire le cadre de ce plan comptable sans nous soucier de ce que vous avez en banque, ni de ce que vous devez sur la carte de crédit, etc.
Vos actifs sont :
le compte bancaire d'épargne
et le compte bancaire de chèques.
Votre passif est la carte de crédit.
Vos capitaux propres sont les soldes de départ de vos comptes bancaires et de votre carte de crédit (nous n'avons pas encore ces montants, mais nous savons qu'ils existent).
Vous avez des revenus : salaire
et des dépenses : épicerie, loyer, électricité, téléphone et impôts (sur le revenu, sécurité sociale, assurance-maladie) sur votre salaire.
Comptes de base de niveau supérieur
Nous allons donc classer les comptes en :
Actifs
Passif
Capitaux propres
Revenu
Dépenses
C’est le plan comptable GnuCash le plus courant et il est vivement recommandé de toujours commencer ainsi.
Commencez avec un fichier GnuCash propre : menu Fichier → Nouveau fichier
L'assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes démarre.
Cliquez sur Annuler pour fermer l’assistant (nous ne voulons pas utiliser l’une des structures de comptes prédéfinies mais créer une structure de comptes de départ à partir de zéro)
menu Actions → Nouveau compte …. : vous voici prêt à créer cette structure de base de comptes de départ :
Actifs
Nom du compte : Actifs
type de compte : Actif (avoirs)
compte parent Nouveau compte racine
Passif :
Nom du compte : Passif
Type de compte : Passif
Compte parent : Nouveau compte racine
Capitaux propres :
Nom du compte : Capitaux propres
Type de compte : Capitaux propres
Compte parent : Nouveau compte racine
Revenu :
Nom du compte : Revenu
Type de compte : Revenus
Compte parent : Nouveau compte racine
Dépenses
Nom du compte : Dépenses
Type de compte : Dépenses
Compte parent : Nouveau compte racine
Une fois créés les comptes racine, la page des comptes devrait ressembler à ceci :
Création des sous-comptes
Pour ajouter des sous-comptes à cette arborescence de base, deux possibilités :
sélectionner Actions → Nouveau compte … dans le menu et sélectionner le compte parent
ou un clic droit sur le compte parent voulu et sélectionner l'entrée Nouveau compte … → le nouveau sous-compte sera déjà défini en tant qu'enfant du compte racine.
Notez que les comptes de taxes sont placés dans un sous-compte nommé Taxes. Vous pouvez créer des sous-comptes dans des sous-comptes, généralement avec un groupe de comptes associés (tels que les comptes de taxes dans cet exemple).
Actifs
Argent liquide (Type de compte : Espèces, Compte parent : Actifs)
Compte chèques (Type de compte : Banque, Compte parent : Actifs)
Compte d'épargne (Type de compte : Banque, Compte parent : Actifs)
Passif
Visa (Type de compte : Carte de crédit, Compte parent : Passif)
Revenu
Salaire (Type de compte : Revenus, Compte parent : Revenu)
Dépenses
Téléphone (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses)
Électricité (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses)
Loyer (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses)
Épicerie (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses)
Taxes (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses)
Impôt sur le revenu (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses:Taxes)
Sécurité sociale (Type de compte : Dépenses, Compte parent : Dépenses:Taxes)
Complémentaire maladie (Type de compte Dépenses, Compte parent Dépenses:Taxes)
Capitaux propres
Soldes initiaux (Type de compte : Capitaux propres, Compte parent : Capitaux propres)
Enregistrez ce plan comptable sous le nom gcashdata_3, ainsi que gcashdata_3emptyAccts, car nous continuerons à les utiliser dans les chapitres suivants.
Vous avez maintenant créé un plan comptable pour suivre un budget familial simple. Avec ce cadre de base en place, nous pouvons maintenant commencer à remplir les comptes avec des transactions.
