Les transactions

1. Une transaction est un échange entre au moins deux comptes et doit donc toujours comporter au moins deux parties, un compte source qui transfère de la valeur sur un compte cible. C'est ce que les comptables appellent écritures de Grand livre. GnuCash parle de répartitions.
2. Une répartition identifie le compte en cause, le montant transféré vers ou depuis ce compte, et peut contenir d'autres informations. GnuCash peut écrire plusieurs répartitions dans une seule transaction, et les répartitions peuvent transférer de l'argent arbitrairement depuis ou vers les comptes concernés.
3. Supposons que vous recevez un chèque et le déposez sur votre compte d'épargne à la banque. La transaction est que votre compte d'épargne bancaire (un actif) a reçu de l'argent de votre compte de revenu. Deux comptes sont concernés et, dans ce cas, il y a une augmentation nette de vos capitaux propres.
4. Dans GnuCash, les transactions se gèrent dans le «livre de compte». Chaque compte créé a un livre de compte. Cela ressemble beaucoup au journal utilisé pour suivre les chéquiers.

1. Affichage → Grand livre de base 'par défaut) : n'affiche que le récapitulatif des répartitions
2. Affichage → Grand livre avec répartition automatique : développe automatiquement la transaction en cours quand on met en surbrillance une transaction dans le registre
3. Affichage → Journal de transaction affiche toutes les répartitions pour toutes les transactions du registre, ce qui ressemble plus à un journal comptable.
4. Afficher → Ligne double affiche la transaction sur deux lignes.

1. Noms de compte : QuickFill complète automatiquement les premiers caractères saisis d'après l'historique ; même chose pour les sous-comptes en tapant les premiers caractères du compte parent suivis de : (deux points) et des premiers caractères du nom du sous-compte.

   Comme : est le caractère séparateur de compte, vous ne pouvez pas l'utiliser dans vos noms de compte. Vous pouvez changer le séparateur de compte dans Édition → Préférences → Comptes → Caractère

2. Dates :

   1. Raccourcis :

      + ou =	incrémenter la date
      - ou _*	décrémenter la date
      ] ou }	incrémenter le mois
      [ ou {	décrémenter le mois
      M ou m	entrer la première date du mois
      H or h	entrer la dernière date du mois
      Y ou y	entrer la première date de l'année
      R ou r	entrer la dernière date de l'année
      T ou t	entrer la date du jour

   2. entrer des dates partielles :

      1. si vous n'entrez qu'un seul chiffre, GnuCash l’interprètera comme le jour du mois en cours de l'année en cours
      2. Si vous entrez uniquement un jour et un mois, GnuCash ajoutera automatiquement l'année, prise dans une fenêtre glissante commençant 11 mois avant le mois en cours. Cela signifie que si vous entrez 5/1 (5 janvier) comme date alors que la date actuelle est en décembre 2015, la date sera complétée en 5/1/16. Ce paramètre par défaut peut être modifié via Edition → Préférences → Date/Heure + Compléter la date pour toujours utiliser une date de l'année civile en cours ou modifier le début de la fenêtre glissante.
3. champ Num de la ligne de transaction : vous pouvez taper + pour incrémenter le numéro de transaction par rapport au dernier que vous avez saisi ou -pour le décrémenter
4. champ Action de la ligne de répartition : même fonctionnement si vous choisissez d'y entrer des numéros fractionnés ; si vous tapez les premiers caractères d'une action (comme Dépôt), GnuCash remplira le reste
5. champ Transfert : commencez à taper un nom de compte et GnuCash remplira la partie restante du nom. A tout moment, si vous tapez le caractère de séparation, cela termine le niveau actuel du nom du compte, laissant le curseur positionné pour commencer le niveau suivant du nom du compte. Par exemple, en tapant A:C, l’ensemble standard de noms de comptes complète le compte Actifs:Compte chèque. Vous pouvez également saisir les touches Menu ou Ctrl+Bas dans ce champ pour afficher une liste de tous les noms de compte.
6. champ montant : vous pouvez utiliser une calculatrice intégrée. Tapez simplement la première valeur, suivie de +, -, * ou /, puis tapez la deuxième valeur. GnuCash effectuera le calcul et renverra la valeur résultante dans le champ du montant lorsque vous appuierez sur la touche Tab ⇆
7. clés d'accès : tous les éléments de menu ont une clé marquée par un caractère souligné dans les noms de menu. Appuyez sur Alt + [caractère souligné] pour afficher le menu puis sélectionnez un élément en saisissant son caractère souligné. Par exemple, taper Alt+A ouvre le menu Actions, puis taper P divisera la transaction. Certains éléments de menu possèdent également des touches de raccourci qui appellent immédiatement la commande (généralement à l'aide de la touche Ctrl). Ces raccourcis sont répertoriés à côté de l'élément.

1. exemple 1 - solde de départ d'un compte : ici, cela concerne les comptes Actif:Compte courant et Capitaux propres:Soldes d'ouverture.

   1. première ligne de transaction, entrez :

      1. date (par exemple, le 1er mars 2006)
      2. description (par exemple: «Solde d'ouverture»)
      3. transfert : Capitaux propres:soldes d'ouverture
      4. dépôt : 1000 $
   2. et appuyez sur la touche ↵ Entrée :
2. exemple 2 - transaction simple à deux comptes : achat de produits d’épicerie pour 45,21 $. Dans Actifs:Compte courant, vous définissez le transfert sur Dépenses:Épicerie :

1. Pour ajouter la transaction ventilée du chèque de paie, dans la fenêtre du livre de compte Actifs:Compte courant :

   1. cliquez sur une nouvelle ligne de transaction, puis sur Fractionner. (si vous avez défini l'affichage du livre sur Grand livre avec répartition automatique ou Journal des transactions, les fractionnements s'ouvriront pour vous)
   2. description de cette transaction sur la première ligne (par exemple, «Employeurs»)
   3. lignes de répartition au-dessous : entrez les ventilations qui composent cette transaction, une par une ; choisissez d'abord le compte, puis le montant. (N'oubliez pas que dans un livre de comptes d'actifs, les montants entrés dans la colonne de gauche augmentent le solde du compte, tandis que les montants entrés dans la colonne de droite diminuent le solde). Faites une Tabulation ou cliquez sur la ligne de fractionnement suivante et répétez le processus.

      Avec le clavier, utilisez la touche Tab ⇆ pour passer d'un champ à l'autre, car la touche Entrer valide la transaction et crée des fractionnements dans un compte Non soldé.

      À la création d'une transaction, les ventilations peuvent être entrées dans n'importe quel ordre. Une fois la transaction quittée, tous les fractionnements de débit passent au-dessus des fractionnements de crédit.

2. Dans cet exemple :

   1. compte de dépôt : Actifs:Compte courant
   2. montant : 670 $
   3. montants pour les différentes taxes : compte Dépenses:Impôts:revenu, 180 $; compte Dépenses:taxes:assurance-maladie, 90 $; et Compte Dépenses:Impôts:sécurité sociale, 60 $
   4. total brut de votre salaire : 1 000 $ dans cet exemple en tant que retrait de Revenu:Salaire.
   5. N'oubliez pas d'appuyer sur ↵ Entrée après avoir terminé la saisie. La vue ventilée sera «repliée» en une vue de transaction simplifiée. Les ventilations sont toujours là; il suffit de cliquer sur Diviser pour les visualiser.

1. entrez la transaction dans GnuCash → le champ R de la transaction contiendra initialement n (nouveau). Votre nouvelle entrée contribuera au solde total, mais pas aux soldes pointé ni rapproché.
2. Quand le chèque a été encaissé, cliquez sur le champ R de la transaction pour le changer en c (pointée) → le solde pointé change pour inclure ce montant.
3. Quand le relevé bancaire arrive, ouvrez la fenêtre de rapprochement pour comparer le relevé à ce que vous avez enregistré dans GnuCash. Vous pourrez changer le champ R en y (rapproché).

1. de revérifier vos enregistrements par rapport à ceux de votre banque
2. mais aussi de vous donner une meilleure idée des transactions en cours, par exemple les chèques non encaissés.

1. sélectionnez un compte dans l’arborescence de comptes et cliquez sur Actions → Rapprocher :

   1. Date du relevé : date du relevé avec lequel vous faites le rapprochement (un clic sur la flèche à droite de ce champ ouvre un calendrier)
   2. Solde de début : solde du rapprochement précédent (non modifiable). Il doit correspondre au solde de départ indiqué dans votre relevé. Le solde d'ouverture dans GnuCash peut ne pas correspondre à celui de votre relevé :

      1. Premier rapprochement du compte : le solde de départ est nul, ce qui n'est probablement pas le solde d'ouverture de votre compte. Lorsque vous rapprochez le compte, le solde d'ouverture du compte est inclus dans le rapprochement et le résultat doit s'équilibrer.
      2. Dé-rapprochement accidentel d'une transaction précédemment rapprochée : rapprochez la transaction avec les transactions figurant dans le relevé en cours pour équilibrer le résultat
      3. Suppression accidentelle d’une transaction précédemment rapprochée : si vous ne pouvez pas déterminer ce qui a été supprimé et le restaurer, créez une transaction fictive pour que le rapprochement se termine.
   3. Solde final : solde final du relevé. GnuCash remplit automatiquement ce champ avec le solde actuel, indiqué dans la partie inférieure du registre
   4. Inclure les sous-comptes : Cochez pour inclure dans le rapprochement les transactions qui appartiennent aux sous-comptes du compte actuellement sélectionné. Notez que tous les sous-comptes doivent être dans le même produit que le parent pour que l'option soit activée.
   5. Saisir le paiement d'intérêts… : un clic sur ce bouton permet de saisir une transaction d'intérêts sur le compte à rapprocher. La fenêtre Paiement d'intérêts peut s'ouvrir automatiquement lorsque vous lancez un rapprochement pour un compte du type Banque, Crédit, Mutuelle, Actif, Recevable, Créditeur et Passif. Pour désactiver ce comportement pour l'un des comptes précédents, allez à l'onglet Préférences GnuCash → Enregistrer et décochez l'option Transfert automatique des intérêts. Sinon, pour désactiver ce comportement uniquement pour le compte sélectionné, cliquez sur le bouton Aucun paiement d'intérêt automatique pour ce compte dans la fenêtre Paiement d'intérêts.
   6. Cliquez sur Ok :
2. Les deux volets intitulés Fonds entrants et Fonds sortants répertorient toutes les transactions non rapprochées du compte à rapprocher. Les colonnes R indiquent si les transactions ont été rapprochées.

   1. Pour chaque élément du relevé bancaire, recherchez l’article correspondant dans la fenêtre Rapprochement

      1. Si vous ne trouvez pas une transaction, vous pouvez la saisir en cliquant sur Nouveau dans la barre d’outils ou en ouvrant le menu Transaction → Nouveau pour ouvrir une fenêtre et la saisir. Le nouvel élément apparait dans la fenêtre Rapprochement lorsque vous cliquez sur Entrer après avoir entré la transaction.
      2. Si vous trouvez l'élément dans la fenêtre Rapprocher, comparez son montant à celui de l'état.

         1. S'ils ne concordent pas, vous pouvez corriger la transaction en utilisant le bouton Modifier de la barre d’outils ou le menu Transaction → Modifier pour ouvrir une fenêtre de registre et faire la correction.
         2. Si les montants concordent, cliquez sur l'élément dans la fenêtre Rapprocher. Une coche apparaît dans la colonne R à côté de la transaction sélectionnée. GnuCash mettra automatiquement à jour les montants dans le volet de résumé en bas à droite.

            Vous pouvez utiliser les flèches ↑/↓ pour accéder à l'élément, la touche Espace pour marquer l'élément comme rapproché et la touche Tabulation pour changer de volet.

   2. Répétez cette opération pour chaque élément du relevé bancaire, en vérifiant les montants et en marquant les transactions dans GnuCash au fur et à mesure de leur rapprochement.

      Vous pouvez cocher ou décocher le statut de rapprochement de toutes les transactions dans l'un des volets en cliquant sur une transaction dans le volet requis, puis en cliquant sur Ctrl+Alt suivi d'un Espace. Cela fera basculer le statut de rapprochement de toutes les transactions dans le volet de l'état coché à non coché. Cette procédure peut être répétée pour obtenir le statut souhaité pour les transactions dans le volet.

   3. Au bas de la fenêtre Rapprochement, un champ Différence, indique 0,00 lorsque le rapprochement est terminé. S'il indique une autre valeur, soit il manque des transactions, soit des montants sont incorrects. (Ou, moins probable, la banque peut avoir commis une erreur.)

      Il est parfois être difficile, voire impossible, de déterminer pourquoi un compte ne se rapproche pas. Si vous ne parvenez pas à corriger l’écart entre vos livres et les relevés, effectuez le rapprochement complet (en cochant toutes les transactions identifiables), puis cliquez sur le bouton Solde dans la barre d’outils. GnuCash créera une entrée d'équilibrage pour la différence restante en utilisant le compte Comptes spéciaux:Orphan-XXX (où “XXX” représente votre devise). La fenêtre de rapprochement se ferme ; en le rouvrant, vous pourrez vérifier l’entrée d’équilibrage nouvellement créée et terminer la processus.

3. Une fois cochés tous les éléments du relevé bancaire et que la différence est de 0,00, appuyez sur le bouton Terminer de la barre d’outils ou sélectionnez le menu Rapprocher → Terminer. La fenêtre de Rapprochement se fermera. Dans la fenêtre du livre, le champ R des transactions rapprochées passera à y.
4. Voici un cas où nous n’avons pas encore reçu toutes les informations. Appuyez sur le bouton Différer pour pouvoir continuer ultérieurement. Notez que la colonne R indique que nous avons pointé (c) deux transactions. Elles n'ont pas encore été rapprochées, mais nous avons vérifié et pointé ces deux transactions. Dans la barre d'état au bas du registre, un récapitulatif de ce qui a été rapproché et de ce qui a été pointé (Pointé:954,79 $ Rapproché: 0,00 $)

1. Entrez la première occurrence de votre transaction à planifier dans le grand livre. Dans le champ Transfert de cette transaction, tapez Dépenses:Internet :Puisque nous n'avons pas créé le compte Dépenses:Internet, GnuCash nous demande de le créer.
2. un clic droit sur votre transaction → Récurrence…
3. Il s'affiche :
4. Remplissez les valeurs : la souscription est prise le 28 de chaque mois et la suivante est pour le mois prochain (puisque nous avons entré celle de ce mois manuellement):
5. Cliquez sur OK et la transaction est planifiée : GnuCash a mémorisé cette transaction récurrente et le 28 du mois prochain, une fenêtre s’ouvrira pour lui demander si elle doit la créer.

1. Activer : statut de la transaction planifiée.
2. Créer automatiquement : Si cette option est activée, cette transaction sera insérée dans le grand livre sans vous le demander auparavant (voir ci-dessous). Si nécessaire, vous pouvez être averti du moment où la transaction est entrée en cochant l’option M'avertir lors de la création.
3. Créer à l'avance : Définit combien de jours à l'avance la transaction sera créée.
4. Rappeler à l'avance : Définit combien de jours à l'avance un rappel est présenté. Cela peut être utilisé, par exemple, lorsque vous devez payer quelque chose par chèque, et qu'un rappel une semaine avant vous permet d'envoyer votre chèque avant la date limite.

1. Fréquence : Définit la fréquence de base de la transaction, avec des options pour une fois, quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle et mensuelle. Dans cet exemple, il est défini sur mensuel

   Il est possible de définir une transaction pour qu'elle se produise à des intervalles autres que ceux énumérés dans la liste Fréquence, en modifiant le paramètre dans le contrôle tous les (voir plus bas).

2. Date de début : Définit quand la transaction commencera. Dans l'exemple, au début du mois prochain.
3. Tous les : Cette option permet de planifier des transactions en multipliant la valeur dans Fréquence. Par exemple, pour créer une transaction exécutée toutes les 3 semaines, définissez Fréquence sur Semaines et Chaque sur 3.
4. Le week-end ou hors week-end : Définit le jour du mois où la transaction est planifiée et contrôle ce que GnuCash fera lorsque le jour se produit un jour de week-end.

<WRAP center round info 60%>Nous savons que la souscription est prise le 28 de chaque mois. La **date de début** sera donc le 1er novembre 2003 (en supposant que novembre soit le mois prochain), la **fréquence** **mensuelle**, elle sera prise tous les mois le 28. Étant donné que, dans notre exemple, l'abonnement Internet est automatiquement extrait du compte, nous n'avons pas besoin de le créer à l'avance, ni de donner une date de fin.</WRAP>

1. Ouvrez le registre Actifs:Compte d'épargne et saisissez une transaction pour définir votre solde de départ :

   1. Date : 1er janvier
   2. Description : Solde initial
   3. Virement : depuis Capitaux propres:Soldes initiaux
   4. Dépôt : 1000 €
   5. Enregistrez la transaction en appuyant sur la touche ↵ Entrée ou en cliquant sur l'icône Valider de la barre d'outils
2. Ouvrez le registre Actifs:Compte chèques et saisissez une transaction pour définir votre solde de départ :

   1. Date : 1er janvier
   2. Description : Solde initial
   3. Virement : depuis Capitaux propres:Soldes initiaux
   4. Dépôt : 1 000 €
   5. Enregistrez la transaction
3. Ouvrez le registre Passif:Visa et saisissez une transaction pour définir votre solde de départ :

   1. Date : 1er janvier
   2. Description : Solde initial
   3. Virement : vers Capitaux propres:Soldes initiaux
   4. Dépense : 500 € (c'est une réduction du compte Solde d'ouverture car il s'agit de l'argent que vous avez emprunté)
   5. Enregistrez la transaction

1. facture d’électricité : ouvrez le compte Dépenses:Électricité et entrez une transaction :

   1. Date : fin du mois en cours (par exemple : le 30 avril)
   2. Num : numéro de chèque (par exemple: 102)
   3. Description : par exemple: EdF
   4. Virement : Actifs:Compte chèques
   5. Dépenses : 78 €
2. facture téléphonique : ouvrez le compte Actifs:Compte chèques et entrez une transaction :

   1. Date : fin du mois en cours (par exemple : le 30 avril)
   2. Num : numéro de chèque (par exemple: 103)
   3. Description : par exemple: Orange
   4. Virement : Dépenses:Téléphone ¹⁾)
   5. Retrait : 45 €
3. Loyer : ouvrez le compte Dépenses:Loyer et entrez une transaction :

   1. Date : fin du mois en cours (par exemple : le 30 avril)
   2. Num : numéro de chèque (par exemple: 104)
   3. Description : par exemple: Loyer de mai
   4. Virement : Actifs:Compte chèques
   5. Dépenses : 350 €
4. Dupliquez cette transaction :

   1. Cliquez sur la transaction de loyer en cours, puis sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils.Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la transaction de loyer et choisir Dupliquer
   2. Date : un mois plus tard (par exemple, le 31 mai)Notez la ligne bleue qui sépare les transactions futures des transactions en cours. Vous pouvez entrer des transactions avant qu’elles ne se produisent.
5. Vous pouvez également configurer une transaction planifiée pour payer votre loyer, car sa valeur est susceptible d'être constante dans un avenir proche :

   1. Cliquez sur la transaction de loyer en cours (le 30 avril), puis cliquez sur le bouton Planifier
   2. Nom : modifiez si nécessaire
   3. Fréquence : Mensuel
   4. Cliquez sur Ok
6. Achat de produits d'épicerie : allez dans le compte Actifs:Compte chèques et entrez une transaction :

   1. Date : 5 avril
   2. Description : Épicerie
   3. Virement : Dépenses:Épicerie
   4. Retrait : 45,21 €
7. Salaire (exemple de transaction fractionnée) : allez dans le compte Actifs:Compte chèques, cliquez sur une nouvelle ligne de transaction, puis sur Répartition et entrez une transaction :

   1. première ligne :

      1. Date : 14 avril
      2. Description : Employeur
   2. ligne fractionnée située au-dessous :

      1. Compte : Actifs:Compte chèques (pré-rempli)
      2. Dépôt : 670 €
   3. Retenues, entrées sous forme de dépôts :

      1. ligne fractionnée suivante :

         1. Compte : Dépenses:Taxes:Impôt sur le revenu
         2. Dépôt : 180 €
      2. ligne fractionnée suivante :

         1. Compte : Dépenses:Taxes:Complémentaire maladie
         2. Dépôt : 90 €
      3. ligne fractionnée suivante :

         1. Compte : Dépenses:Taxes:Sécurité sociale
         2. Dépôt : 60 €
   4. total brut de votre chèque de paie, entré sous forme de transfert de retrait :

      1. Compte : Revenu:Salaire
      2. Retrait : 1000 €
8. Transfert du compte d’épargne au compte chèques : ouvrez le compte Actifs:Compte d'épargne et entrez une transaction :

   1. Date : 6 avril
   2. Description : de compte d'épargne à compte chèques
   3. Virement : Actifs:Compte chèques
   4. Retrait : 100 €
9. Abonnement Internet : ouvrez le compte Actifs:Compte chèques et entrez une transaction :

   1. Date : 28 avril
   2. Description : Abonnement Internet
   3. Virement : Dépenses:Internet
   4. Retrait : 20 €

1. rapport sur les flux de trésorerie du mois d'avril :

   1. Sélectionnez le menu Rapports → Revenus et dépenses → Flux monétaire.
   2. Options du rapport : cliquez sur le bouton Options de la barre d'outils :

      1. définissez la période (1er au 30 avril)
      2. et spécifiez les comptes à inclure dans le rapport (tous les comptes d'actif)
2. rapport de transaction correspondant au compte de chèques en cours :

   1. Sélectionnez le menu Rapports → Rapport de transaction
   2. Options du rapport : cliquez sur le bouton Options de la barre d'outils :

      1. définissez la période (1er au 30 avril)
      2. et spécifiez le compte à inclure dans le rapport (Actifs:Compte chèques)
   3. Modifions le rapport de transaction pour n’afficher que les différents comptes de dépenses (dans les options, modifier les comptes) :