Table des matières

GnuCash à la portée de Tous ..

Ce tutoriel présente GnuCash, un logiciel sous licence libre qui permet de faire vos comptes de façon professionnelle en toute simplicité.

Pré-requis

Première étape - Paramétrage de GnuCash

Avant d'utiliser GnuCash quelques précisions s'imposent.

  1. Tout d'abord par défaut GnuCash fait une sauvegarde automatique de vos actions toutes les 5 minutes, mais également des enregistrements de vos historiques seront conservés durant 30 jours.
    1. L'avantage est de pouvoir retrouver Action par Action les modifications
    2. mais l'inconvénient est que cela vous crée des tonnes de fichiers , qui lorsqu'on est novice engendrera une difficulté d'organisation. Vous finirez par vous demander où se trouve votre fichier réel de comptes. On va donc enlever ces paramètres par défaut, ainsi vous aurez dans votre dossier « mes-comptes » un seul fichier représentant tout vos comptes.
  2. Lors du premier lancement de GnuCash , deux fenêtres se présentent à vous :
    1. Bienvenue sur Gnucash ! : Faites Annuler pour tout de suite paramétrer GnuCash 1) :
    2. Astuce du jour :
      1. une case à cocher permet de choisir si vous souhaitez que ce petit assistant d'astuce bien pratique s'affiche à chaque démarrage de Gnucash. Pour le faire réapparaitre, allez dans Édition →Préférences → Général
      2. Cliquez sur FermerVous voici dans la page principale de Gnucash
  3. Menu Edition → Préférences : la fenêtre qui s'ouvre permet de paramétrer GnuCash :
    1. supprimez l'enregistrement automatique et les historiques : onglet Général,
      1. Intervalle de sauvegarde automatique : 0 minutes (0 = jamais)
      2. Conserver les fichiers journaux : jamais
    2. autres paramétrages gardez les valeurs par défaut

Autres étapes

Création de comptes

Lors de la première création de compte, l'assistant de création de compte permet, une fois les comptes créés, d'accéder pleinement aux diverses options de GnuCash.

  1. Éditer des comptes
    1. Menu Fichier → Nouveau Fichier
    2. Cliquez sur Suivant,
    3. Vérifiez que la devise est bien en euros et Suivant
    4. choix du type de compte désiré : il y en a beaucoup, certains inutiles pour une gestion personnelle mais utiles pour une gestion d'entreprise.
      1. sélectionnez-en deux : compte commun et compte épargne retraite
      2. A droite s'affiche le détail de la composition du compte
      3. Suivant
    5. Initialisation des comptes
      1. Personnalisons la création de vos comptes
        1. vous devez savoir combien vous disposez sur votre CCP et (si vous en avez un) sur votre compte d'épargne retraite. Cela va représenter votre Solde initial : le montant auquel débute votre compte.

          Ne vous trompez pas, sinon il vous faudra faire un réajustement avec des opérations fictives ou recréer votre compte.

        2. dans l'arbre (à gauche), renommez les comptes selon vos désirs
        3. à droite, indiquez les soldes actuels de vos comptes
      2. Vérifiez les noms de comptes et le montant du solde initial de chaque compte, puis Suivant :
      3. Terminez la création de base des comptes.

        Modifiez jusqu'à avoir le résultat désiré ; faites Précédent pour annuler toutes erreurs avant de continuer.

      4. Nous venons de créer deux comptes. Ils s'affichent dans une arborescence qui détaille tous les frais par catégories et chaque compte. Cette arborescence représente la page d'accueil de vos comptes.Félicitations : vous venez de créer deux comptes sous GnuCash. Mais parfois on oublie où l'on souhaite rajouter des comptes.
  2. Rajouter un compte : Pour l'exemple, rajoutons un compte, un LEP (Livret épargne populaire)
    1. Menu Fichier → Nouveau compte
    2. Une nouvelle fenêtre apparaît, permettant de gérer votre nouveau compte.Vous pouvez avant de valider, naviguer entre l'onglet général et Solde initial autant de fois que désiré, si vous souhaitez bien vérifier vos données écrites.
    3. Félicitations, vous avez ajouté un nouveau compte. Celui-ci apparait dans la page d'accueil de vos comptes et son montant s'est rajouté aux soldes initiaux comme ceci :

Présentation du menu de compte

Nous allons ouvrir deux comptes

  1. Pour ouvrir un compte :
    1. Sélectionnez le compte - cliquez sur le bouton OuvrirUn nouvel onglet s'ouvre directement sur la feuille du compte sélectionné.
  2. Repassez sur l'onglet Comptes, sans fermer le compte ouvert pour en ouvrir un autre (par exemple : LEP). Vous devriez obtenir ceci :
  3. enregistrement de vos comptes : Même si aucune opération n'est encore faite, cela évite de devoir tout refaire en cas de mauvaise manipulation
    1. via le menu de compte, cliquez sur le bouton La fenêtre réapparaît avec au centre une page blanche. C'est normal, GnuCash a validé la destination pour votre fichier. Confirmez à nouveau en cliquant sur Enregistrer.
    2. Votre dossier « mes-comptes » contient maintenant trois fichiers sans icône qui sont la sauvegarde générale de votre fichier-comptes.

      un menu de compte passif s'affiche tout en bas de votre feuille.À sa prochaine ouverture, GnuCash ouvrira automatiquement votre Fichier comptes.

Gérer les comptes

Il faut « Antidater » le solde initial de chaque compte : le solde initial doit être daté un jour avant toute première édition d'opération.

Pour cela, ouvrez votre onglet CCP, un clic gauche sur la date, donnez une date antérieure à la création (la date d'hier, ou mieux, datez au 1er janvier de l'année)Pour tous les comptes il faut changer la date du solde initial avant de commencer la gestion des comptes. Cela n'est à faire qu'une seule fois car le logiciel a besoin d'avoir une cohérence entre la base du solde initial et le début des futures opérations.

Éditer des opérations

GnuCash, à chaque modification, une fenêtre d'alerte informe de l'enregistrement de la dernière modification.

Cette fenêtre réapparaitra à chaque modification même minime.

Il est possible de l'empêcher via le menu Edition → Préférences. Je fais le choix de ne plus me poser la question.

  1. Sélectionnez la ligne vierge en faisant un clic gauche dessus :
    1. La date par défaut correspond toujours au jour actuel.
    2. case Num : numéro de chèque ou de virement effectué. Il n'est pas nécessaire de l'utiliser. L'opération sera prise en compte sans Num.
    3. Description : objet du retrait ou dépôt sur votre compte, exemples : pneu – paye – électricité – cigarettes.
    4. Virement : cette rubrique permet de classifier vos dépenses par thème sur votre page d'accueil des comptes. Ne jamais laisser vide cette rubriqueFaites un clic gauche dans cette rubrique et une série de catégories vous seront proposées :
    5. R : Rapprocher, une opération rapprochée est une opération qui a été créditée ou débitée sur le compte en banque (voir le chapitre 7.3 qui suit pour de plus amples informations).
    6. Dépôt : ce qui rentre en positif sur votre compte, appelé aussi Crédit sur vos relevé de comptes. ( + )
    7. Retrait : ce qui sort en négatif sur votre compte, appelé aussi Débit sur vos relevé de comptes.( - )
    8. Solde : c'est le nouveau montant restant sur votre compte après imputation de/ou des opération(s).
    9. La touche + valider permet d'enregistrer l'opération que vous venez de faire mais également ouvrir une nouvelle ligne vierge. Faites toujours +Valider après chaque opération.
  2. On va éditer 4 Opérations:
    1. l'achat de pneus d'un montant de 500 €,
    2. une facture d'électricité de 50 €,
    3. un revenu (paye) de 1500 € (qui arrivera le lendemain, soit le 25/05)
    4. un paquet de cigarettes à 5,50 €.
  3. En entrant les 4 opérations, vous devriez obtenir ceci :

Supprimer et/ou dupliquer des opérations

Sélectionnez l'opération puis choisissez l'action : ou

Rapprocher des opérations

Une opération rapprochée est une opération qui a été créditée ou débitée sur mon compte en banque.

Pour le moment notre compte a un solde initial, des opérations mais rien n'est rapproché et cela se confirme visuellement par la lettre N.

Il est impératif de rapprocher en premier lieu le solde initial, car GnuCash ne comprendra pas des opérations sur un compte sans solde initial.

Pour rapprocher suivez le guide ci-dessous :

  1. Cliquez sur Rapprocher dans le menu du compte.
  2. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Sélectionnez à partir de quelle date vous souhaitez rapprocher des opérations.

    Attention seules les opérations qui débutent à la date sélectionnée seront rapprochées ! Il est fortement déconseillé de supprimer un rapprochement fait, considérez que le rapprochement sera définitif !

  3. Sélectionnez l'opération à rapprocher qui correspond à la bonne date
  4. Refaites de même pour les 3 autres opérations en respectant la chronologie des dates, elles ont la même date par conséquence il est possible de cocher les trois pour faire une validation groupée. Pour la 4ème opération (paye CATIC), vous avez pu constater que la date n'est pas encore d'actualité, par conséquence le rapprochement est inutile. Vous devriez obtenir ceci :O confirme que le rapprochement a été validé.

Planifier

La planification permet d'éviter de retaper des opérations mensuelles-annuelles ou hebdomadaires.

Très utile et qui fait gagner énormément de temps dans la gestion de vos comptes.

Prenons exemple de la facture d'électricité de 50 € de l'exemple ci dessus ; on va la planifier mensuellement.

  1. sélectionnez l'opération avec un clic gauche sur « électricité »
  2. cliquez sur
  3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre , choisissez vos réglages :

Nous avons planifié une opération mensuelle.

Selon l'exemple on peut conclure que, tous les 24 du mois, GnuCash éditera l'opération électricité retrait pour une somme de 50 € automatiquement sur votre feuille de compte. Il ne vous restera plus qu'à faire le rapprochement dés que votre banque le prendra en compte.

Vous pouvez vérifier ou modifier toutes vos planifications en sélectionnant votre ligne d'opération puis via le menu de compte → Planifier → Avancé .

Exporter/importer des comptes sous GnuCash

Exporter

Pour exporter suivez les indications des flèches avec un clic gauche de votre souris sur la rubrique :

Vous venez de créer votre Fichier-comptes exportable, il vous suffira d'indiquer à un autre logiciel de comptabilité d'importer ce fichier.

Importer

Attention : Assurez-vous de connaître le format du fichier à importer.

Exemple : j'ai choisi d'importer mon fichier au format QIF fait sur Grisbi, un autre logiciel de comptabilité libre (cela implique que j'ai exporté au format QIF mes comptes sur Grisbi).

Votre Fichier est importé. Vos comptes Grisbi sont sous GnuCash ;)

Conclusion

Nous en avons fini avec l'exploration de GnuCash, ce tutoriel est fait pour une gestion personnelle mais GnuCash permet aussi de gérer des comptes professionnels.

A l'aide de ce tutoriel, et avec un temps d'adaptation propre à chacun (comme pour n'importe quel logiciel) vous devriez apprécier grandement ce logiciel. Il existe diverses options de confort, que je vous laisse le soin de découvrir :

Aller dans Édition puis Feuille de Style ;) ou bien Amusez-vous en changeant le mode d'affichage.

Bien-sûr, ne faites pas ce genre de test sur vos propre comptes. Finalisez vos préférences avant de les appliquer dans votre Fichier de comptes.

J'espère que ce tutoriel vous éclairera et que vous en apprécierez le contenu.

Problèmes connus

Voir aussi

Basé sur « GnuCash à la portée de Tous .. » par Stéphanie RAYA.

1)
un tutoriel est proposé mais il est en anglais