Création, modification et utilisation des comptes

Création de comptes

La hiérarchie de comptes se subdivise ainsi :

Pour la première création de compte, on utilise l'assistant de création de compte, très commode.

On peut ainsi, une fois les comptes créés, accéder pleinement aux diverses options de GnuCash.

aller dans Fichier → Nouveau → Nouveau Fichier

L'assistant s'ouvre.

Voici comment créer les comptes, étape par étape.

Rajouter un compte

Par exemple, pour rajouter un LEP (Livret épargne populaire) :

Page d'accueil des comptes, menu Fichier : une nouvelle fenêtre apparaît, pour gérer le nouveau compte.Avant de valider, naviguez entre l'onglet général et Solde initial autant de fois que désiré pour vérifier les données écrites.un nouveau compte apparaît dans la page d'accueil des comptes et son montant s'est rajouté aux soldes initiaux comme ceci :

Le menu de compte

Dans GnuCash, chaque compte s'ouvre en Onglet.

Tout les comptes offrent le même menu, juste au dessus des onglets de compte.

Pour bien en comprendre les fonctionnalités, nous allons ouvrir deux comptes.

Pour ouvrir un compte, Sélectionnez le compte et cliquez sur le bouton Ouvrir : un nouvel onglet s'ouvre sur la feuille du compte sélectionné.Revenez sur l'onglet Comptes, sans fermer le compte ouvert pour en ouvrir un autre (par exemple : LEP). On devrait obtenir ceci :Enregistrez les comptes. Même si aucune opération n'est encore faite, cela permet d'éviter de devoir tout refaire en cas de mauvaise manipulation. C'est à ce moment que l'on nomme le fichier :Dans le menu de compte, Faites enregistrer.La fenêtre réapparaît avec au centre une page blanche : GnuCash vient de valider la destination où enregistrer le fichier. Confirmer en cliquant sur Enregistrer.Le dossier « mes-comptes » contient maintenant trois fichiers qui sont la sauvegarde générale du fichier-comptes. Ils n'ont pas d'icône. C'est normal.En outre, un menu de compte passif s'affiche en bas de la feuille.

En voici l'explication :

A son prochain lancement, GnuCash ouvrira automatiquement le Fichier comptes.

Gérer les comptes

Important : Antidatez le solde initial de chaque compte. Le plus simple est de dater le solde initial un jour avant toute première édition d'opération. Pour cela : ouvrir l'onglet CCPun clic gauche sur la date et donner une date antérieure à la création (la date d'hier, ou mieux, au 1er janvier de l'année) Pour tous les comptes il faut changer la date du solde initial avant de commencer la gestion de vos comptes. Ce n'est à faire qu'une seule fois, car le logiciel a besoin d'avoir une cohérence entre la base du solde initial et le début des futures opérations.

Éditer des opérations

L'édition d'opération est un jeu d'enfant. Éditons quatre opérations.

A chaque modification, GnuCash vous ouvre une fenêtre d'alerte pour informer de l'enregistrement de la dernière modification. Cela peut devenir agaçant à terme mais très utile pour les têtes en l'air. Cette fenêtre réapparaîtra à chaque modification même minime. On peut désactiver cette alerte via le menu Edition → Préférences. Choisissons de ne plus nous poser la question.
Sélectionner la ligne vierge (clic gauche).

date : par défaut, le jour actuel.Num : permet d'indiquer le numéro de chèque ou de virement effectué. Pas indispensable, l'opération sera alors prise en compte sans Num.Description : objet du retrait ou dépôt sur le compte (exemples : pneu / paye / électricité / cigarettes).Virement : ce nom est trompeur, cette rubrique permet en fait de classifier les dépenses par thème sur la page d'accueil des comptes.
Ne jamais laisser cette rubrique vide. Un clic gauche dans cette rubrique ouvre une liste de catégories.R : Rapprochement ; une opération rapprochée est une opération qui a été créditée ou débitée sur le compte en banque (voir le chapitre 7.3 qui suit pour de plus amples informations).Dépôt : ce qui rentre en positif sur le compte, appelé aussi Crédit sur les relevés de comptes. ( + )Retrait : ce qui sort en négatif sur le compte, appelé aussi Débit sur les relevés de comptes.( - )Solde : c'est le nouveau montant restant sur le compte après imputation de/ou des opération(s).La touche + valider permet d'enregistrer l'opération que l'on vien de faire, mais aussi d'ouvrir une nouvelle ligne vierge. Toujours faire +Valider après chaque opération.

Nous allons éditer 4 Opérations:

un achat de pneus d'un montant de 500 eu,une facture d'électricité de 50 eu,un revenu (paye) de 1500 eu (qui arrivera le lendemain, soit le 25/05),un paquet de cigarettes à 5,50 eu.

En entrant ces opérations selon les explications, on devrait obtenir ceci :

Supprimer ou dupliquer des opérations

Sélectionner l'opération et choisir, dans le menu de compte, l'action :

Rapprocher des opérations

Une opération rapprochée est une opération qui a été créditée ou débitée sur mon compte en banque.

N = Non rapprochéP = Pré-visualiser ( pointé)O = Oui rapprochéPour le moment notre compte a un solde initial, des opérations mais rien n'est rapproché ce qui se confirme visuellement par la lettre N.

Il est impératif de rapprocher en premier lieu le solde initial, car GnuCash ne comprendra pas des opérations sur un compte sans solde initial.
Pour rapprocher suivre le guide ci-dessous :

dans le menu du compte, un clic sur Rapprocher.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

Sélectionner à partir de quelle date on veut faire le rapprochement.

seules les opérations qui débutent à la date sélectionnée seront rapprochées ! Il est fortement déconseillé de supprimer un rapprochement fait, considérer que le rapprochement est définitif !
Sélectionner l'opération à rapprocher, à la bonne date

Faire de même pour les 3 autres opérations en respectant la chronologie des dates ; ici, elles ont la même date : on peut cocher les trois pour faire une validation groupée.

Pour la 4ème opération (paye CATIC), on voit que la date n'est pas encore d'actualité, le rapprochement est donc inutile.

On devrait obtenir ceci :

O confirme que le rapprochement a été validé.

Planifier

La planification permet d'éviter de retaper des opérations mensuelle-annuelle ou hebdomadaire.

Elle fait gagner un temps considérable dans la gestion des comptes.

Prenons l'exemple de la facture d'électricité. Elle est de 50 eu, l'opération est indiquée (voir exemple ci dessus) on va la planifier mensuellement.

Pour cela sélectionner l'opération (clic gauche sur « électricité ») puis un clic sur :

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, choisir les réglages :

Nous venons de planifier une opération mensuelle .

Dans l'exemple, GnuCash éditera tous les 24 du mois l'opération électricité = retrait pour une somme de 50 eu automatiquement sur la feuille de compte. Il ne reste plus qu'à faire le rapprochement dés que la banque le prendra en compte.

On peut vérifier ou modifier toutes les planifications en sélectionnant la ligne d'opération puis dans le menu de compte : Planifier → Avancé.

Exporter ou importer des comptes sous GnuCash

Exporter

Exporter des comptes = envoyer des comptes

Pour exporter suivre les indications des flèches (clic gauche sur la rubrique) :

On vient de créer un Fichier-comptes exportable, il suffira d'indiquer à un autre logiciel de comptabilité d'importer ce fichier.

Importer

Importer des comptes = recevoir des comptes.

Bien être sûr de connaître le format du fichier à importer.
Exemple : importer un fichier au format QIF fait sur Grisbi, un autre logiciel de comptabilité libre (ce qui suppose donc que les comptes ont été exportés au format QIF sur Grisbi).

Le fichier est importé. Les comptes Grisbi sont sous GnuCash

Conclusion

L'exploration de GnuCash est maintenant terminée. GnuCash permet aussi de gérer des comptes professionnels.

Il existe diverses options de confort, à découvrir :

Voir Edition → Feuille de Styleou changer le mode d'affichage .etc.Bien-sûr, ne faites pas ce genre de test sur les vrais comptes. Finaliser les préférences avant de les appliquer au fichier de comptes réel.

Problèmes connus

Voir aussi

(fr) http://Article(en) http://Article

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